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E-Rechnung empfangen: Was du tun musst, wenn eine XRechnung im Postfach liegt
Ein normales E-Mail-Postfach reicht. Mehr verlangt das Finanzamt nicht, um E-Rechnungen empfangen zu können. Diese Pflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 für jeden inländischen Betrieb, auch für Kleinunternehmer, ohne Übergangsfrist und ohne Umsatzgrenze. Kommt eine E-Rechnung, musst du sie annehmen. Die Datei ist das Original: Du bewahrst sie acht Jahre unverändert auf, ein Ausdruck genügt nicht.
Beim Thema E-Rechnung reden alle über 2027 und 2028. Dabei geht die Regel unter, die schon heute gilt. Empfangen musst du längst. Dieser Beitrag erklärt, was dafür reicht, was du machst, wenn so eine Datei ankommt, und welchen Fehler dabei fast alle machen.
Empfangen gilt heute, Ausstellen kommt später
Die E-Rechnungspflicht besteht aus zwei Hälften, und sie greifen zu ganz verschiedenen Zeiten. Über die zweite Hälfte wird geredet, die erste gilt schon.
| Wann | Wen es betrifft | Was du können musst |
|---|---|---|
| seit 1.1.2025 | jeden inländischen Betrieb, auch Kleinunternehmer | E-Rechnungen empfangen und acht Jahre aufbewahren |
| bis 31.12.2026 | alle | Beim Ausstellen darfst du weiter Papier oder PDF schicken, wenn der Empfänger einverstanden ist |
| ab 1.1.2027 | Betriebe mit über 800.000 Euro Umsatz im Vorjahr | E-Rechnungen auch ausstellen |
| ab 1.1.2028 | alle übrigen Betriebe | E-Rechnungen auch ausstellen |
Was reicht, um empfangen zu können
Weniger, als die meisten befürchten. Es braucht kein Portal, kein Abo und keine Schnittstelle. Ein E-Mail-Postfach genügt, und das hast du.
- Eine feste E-Mail-Adresse für Rechnungen, die du auch wirklich liest. Am besten nicht dieselbe, an die dein ganzer Werbe-Kram geht.
- Ein Programm, das den Inhalt lesbar macht. Eine XRechnung ist eine XML-Datei, im Texteditor sieht sie aus wie Kauderwelsch. Du musst sehen können, was drinsteht.
- Ein Ort, an dem die Datei unverändert liegen bleibt. Acht Jahre lang, und zwar so, wie sie angekommen ist.
Eine Datei ist da. Was jetzt?
- Nichts löschen, nichts umbauen. Die Datei, die angekommen ist, ist das Original. Alles, was du daraus machst, ist eine Kopie.
- Anschauen, was es überhaupt ist. Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei und endet auf
.xml. Ein ZUGFeRD ist ein PDF, das ganz normal aussieht und die Daten unsichtbar mit sich trägt. Beides sind echte E-Rechnungen. - Prüfen wie jede andere Rechnung auch. Stimmt der Betrag, stimmt die Leistung, stimmt die Steuernummer? Daran ändert das Format nichts.
- Als Ausgabe erfassen und die Datei dazulegen. Nicht die Zahlen abtippen und die Datei wegwerfen.
- Ausdrucken darfst du, für den Ordner an der Wand. Nur ersetzt der Ausdruck die Datei nicht.
Der Fehler, den fast alle machen
Rechnung kommt per Mail, wird ausgedruckt, kommt in den Ordner, die Mail wird gelöscht. Bei einer Papierrechnung war das richtig. Bei einer E-Rechnung ist der Ausdruck nur ein Bild vom Original. Das Original ist die Datei, und die muss bleiben.Acht Jahre, und zwar das Original
Rechnungen musst du acht Jahre aufbewahren (§ 14b UStG). Früher waren es zehn, das wurde verkürzt. Bei einer E-Rechnung heißt aufbewahren: der strukturierte Teil, also die Daten selbst, bleibt acht Jahre unverändert. Ein PDF-Ausdruck oder ein Screenshot davon ist keine Aufbewahrung.
Wann keine E-Rechnung kommen muss
Nicht jede Rechnung muss elektronisch sein. Diese Fälle bleiben dauerhaft ausgenommen:
- Rechnungen an Privatkunden. Die Pflicht gilt nur zwischen Unternehmen. Bei Frau Müller im Bad bleibt alles wie bisher.
- Kleinbeträge bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV). Der Baumarkt-Bon bleibt ein Bon.
- Fahrausweise (§ 34 UStDV).
Und noch eine wichtige Unterscheidung: Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Ausstellen dauerhaft befreit (§ 34a UStDV). Vom Empfangen sind sie es nicht. Auch wer selbst nie eine E-Rechnung schreiben muss, muss eine annehmen können.
Warum sich das Aufschieben nicht lohnt
Du kannst nicht steuern, wann die erste E-Rechnung bei dir ankommt. Das entscheiden deine Lieferanten. Große Betriebe stellen jetzt um, weil sie ab 2027 müssen, und viele schicken dann an alle E-Rechnungen, nicht nur an die, die es verlangen.
Der zweite Grund ist praktischer: Wer die erste E-Rechnung in Ruhe bearbeitet, merkt in fünf Minuten, wo es hakt. Wer sie bearbeitet, während der Steuerberater auf die Unterlagen wartet, merkt es auch, nur ungünstiger.
Wie FlinkRechnung dir dabei hilft
Unter Ausgaben lädst du die Rechnung hoch. Ist es eine XRechnung, also eine .xml-Datei, liest FlinkRechnung sie aus und füllt Lieferant, Datum, Betrag und Steuersatz schon aus. Du schaust nur noch drüber. Die Datei bleibt dabei unverändert liegen, so wie sie angekommen ist.
Ist es ein ZUGFeRD-PDF, legst du es genauso als Beleg ab. Die Felder trägst du dort noch selbst ein, das PDF kannst du ja lesen.
Häufige Fragen
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?
Ja. Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 für jeden inländischen Betrieb, ohne Umsatzgrenze und ohne Übergangsfrist. Nur vom Ausstellen sind Kleinunternehmer nach § 34a UStDV dauerhaft befreit.
Reicht ein normales E-Mail-Postfach?
Ja. Ein E-Mail-Postfach, das du auch wirklich liest, erfüllt die Empfangspflicht. Ein Portal oder eine besondere Schnittstelle verlangt niemand von dir. Dazu brauchst du nur noch etwas, das den Inhalt lesbar macht, und einen Ort, an dem die Datei unverändert bleibt.
Kann ich sagen, dass ich lieber ein PDF hätte?
Nein. Für eine E-Rechnung zwischen Unternehmen braucht der Absender deine Zustimmung nicht. Umgekehrt schon: Wer dir bis Ende 2026 noch ein PDF schicken will, braucht dein Einverständnis.
Darf ich die E-Rechnung ausdrucken und die Datei löschen?
Nein. Der Ausdruck ist eine Kopie, das Original ist die Datei. Der strukturierte Teil muss acht Jahre unverändert aufbewahrt werden (§ 14b UStG). Ausdrucken darfst du natürlich zusätzlich.
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Acht Jahre. Die frühere Frist von zehn Jahren wurde verkürzt. Gerechnet wird ab dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.
Ist ein PDF eine E-Rechnung?
Ein normales PDF nicht. Es gilt rechtlich als sonstige Rechnung, genau wie Papier. Ein ZUGFeRD-PDF dagegen schon: Es sieht aus wie ein PDF, trägt die Daten aber maschinenlesbar mit sich.
Was mache ich, wenn ich die XML-Datei nicht öffnen kann?
Nicht löschen. Lade sie in FlinkRechnung unter Ausgaben hoch, dann werden Lieferant, Datum, Betrag und Steuersatz ausgelesen und angezeigt. Die Datei selbst bleibt unverändert gespeichert.
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