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E-Rechnungspflicht 2027 und 2028: Was Handwerker jetzt wissen müssen
Empfangen musst du E-Rechnungen schon heute, das gilt seit dem 1. Januar 2025 für jeden Betrieb, auch für Kleinunternehmer. Ausstellen musst du sie ab dem 1. Januar 2027, wenn dein Umsatz 2026 über 800.000 Euro lag. Alle anderen haben bis zum 1. Januar 2028 Zeit. Kleinunternehmer nach Paragraf 19 UStG sind vom Ausstellen dauerhaft befreit.
Die E-Rechnung sorgt bei vielen Handwerkern für Unsicherheit. Muss ich jetzt schon? Reicht mein PDF? Und was ist mit den Rechnungen, die ich bekomme? Dieser Beitrag beantwortet die Fragen in der Reihenfolge, in der sie im Betrieb tatsächlich auftauchen.
Der Zeitplan auf einen Blick
| Ab wann | Wen betrifft es | Was gilt |
|---|---|---|
| 1.1.2025 | alle inländischen Unternehmen, auch Kleinunternehmer | Du musst E-Rechnungen empfangen und aufbewahren können |
| bis 31.12.2026 | alle | Übergangszeit: Papier und PDF sind beim Ausstellen weiterhin erlaubt |
| 1.1.2027 | Umsatz 2026 über 800.000 Euro | Pflicht zum Ausstellen im Geschäft mit Unternehmen |
| 1.1.2028 | alle übrigen Unternehmen | Pflicht zum Ausstellen, unabhängig vom Umsatz |
Was viele überrascht: Empfangen musst du längst
Die Diskussion dreht sich fast immer ums Ausstellen. Dabei ist die Empfangspflicht die Regel, die schon seit über einem Jahr gilt. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen entgegenzunehmen, zu verarbeiten und aufzubewahren. Ohne Übergangsfrist und ohne Ausnahme für kleine Betriebe.
Praktisch heißt das: Wenn dir ein Lieferant heute eine XRechnung schickt, kannst du nicht sagen "schick mir bitte ein PDF". Du musst sie annehmen können. Für die meisten reicht dafür ein E-Mail-Postfach plus ein Programm, das die Datei lesbar macht.
Was eine E-Rechnung ist und was nicht
Hier liegt das häufigste Missverständnis. Eine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung. Rechtlich gilt sie als sonstige Rechnung, genau wie Papier. Eine echte E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland sind zwei Formate üblich:
- XRechnung: eine reine XML-Datei. Für Menschen kaum lesbar, für Software perfekt. Bei öffentlichen Auftraggebern verbreitet.
- ZUGFeRD: ein PDF mit eingebetteten XML-Daten. Dein Kunde sieht eine ganz normale Rechnung, seine Buchhaltung liest die Daten automatisch aus. Für Handwerker meist die praktischere Wahl, weil niemand umlernen muss.
Wann die Pflicht nicht greift
Nicht jede Rechnung muss elektronisch sein. Ausgenommen sind:
- Rechnungen an Privatkunden. Die Pflicht gilt nur zwischen Unternehmen (B2B). Beim klassischen Privatkunden bleibt alles wie bisher.
- Kleinunternehmer nach Paragraf 19 UStG. Sie müssen keine E-Rechnungen ausstellen. Empfangen müssen aber auch sie.
- Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise nach den Regeln der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung.
Was du jetzt konkret tun solltest
- Empfang sicherstellen. Eine feste E-Mail-Adresse für Rechnungseingang, und ein Programm, das XRechnung und ZUGFeRD lesen kann.
- Aufbewahrung klären. E-Rechnungen müssen im Originalformat aufbewahrt werden, ein Ausdruck reicht nicht. Die Aufbewahrungsfrist beträgt in der Regel acht Jahre.
- Ausstellen testen. Schick eine E-Rechnung an einen Kunden, mit dem du gut kannst, und frag nach, ob sie sauber angekommen ist.
- Stammdaten prüfen. E-Rechnungen sind formal strenger als PDFs. Steuernummer oder USt-IdNr., vollständige Anschrift und Leistungsdatum müssen stimmen, sonst wird die Datei abgelehnt.
Häufige Fragen
Ab wann muss ich E-Rechnungen ausstellen?
Das hängt von deinem Umsatz ab. Lag dein Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro, musst du ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen. Liegst du darunter, hast du bis zum 31. Dezember 2027 Zeit. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle inländischen Unternehmen im Geschäft mit anderen Unternehmen.
Muss ich E-Rechnungen schon jetzt empfangen können?
Ja. Die Empfangspflicht gilt bereits seit dem 1. Januar 2025, und zwar für alle inländischen Unternehmen, auch für Kleinunternehmer. In der Praxis reicht dafür ein E-Mail-Postfach und ein Programm, das die Datei lesen kann.
Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?
Nein. Die E-Rechnungspflicht betrifft nur Umsätze zwischen inländischen Unternehmen (B2B). An Privatkunden darfst du weiterhin Papier oder PDF schicken.
Sind Kleinunternehmer von der Pflicht befreit?
Beim Ausstellen ja: Kleinunternehmer nach Paragraf 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen und dürfen weiterhin PDF oder Papier verwenden. Beim Empfangen gilt die Pflicht aber auch für sie, schon seit 2025.
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Eine PDF-Datei ist rechtlich eine sonstige Rechnung, kein strukturiertes Format. Eine echte E-Rechnung folgt der europäischen Norm EN 16931, in Deutschland üblich als XRechnung oder ZUGFeRD. Bei ZUGFeRD steckt die strukturierte Datei in einem PDF, sodass Menschen und Maschinen dieselbe Rechnung lesen können.
Was passiert, wenn ich die Frist verpasse?
Eine Rechnung im falschen Format erfüllt die Anforderungen nicht. Für deinen Kunden kann das den Vorsteuerabzug gefährden, und er wird eine korrekte Rechnung verlangen. Praktisch heißt das: Nacharbeit, verzögerte Zahlung und im schlimmsten Fall ein verärgerter Kunde.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
Beide erfüllen dieselbe Norm. XRechnung ist eine reine XML-Datei, die man ohne Programm kaum lesen kann, sie ist bei Behörden verbreitet. ZUGFeRD ist ein PDF, in dem die XML-Daten eingebettet sind. Dein Kunde sieht eine normale Rechnung, seine Software liest die Daten automatisch aus. Für Handwerker ist ZUGFeRD meist die angenehmere Wahl.
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