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Umsatzsteuer-Voranmeldung: Fristen, Kennzahlen und wie du sie schnell erledigst
Die Voranmeldung ist bis zum 10. Tag nach Ende des Zeitraums fällig. Ob monatlich oder vierteljährlich, hängt von deiner Zahllast im Vorjahr ab: über 9.000 Euro monatlich, zwischen 2.000 und 9.000 Euro vierteljährlich. Du meldest im Kern drei Werte: Umsätze zu 19 Prozent (Feld 81), Umsätze zu 7 Prozent (Feld 86) und deine Vorsteuer (Feld 66).
Für viele Selbstständige ist die Voranmeldung der lästigste Termin im Monat. Dabei ist die Rechnung dahinter simpel: eingenommene Umsatzsteuer minus gezahlte Vorsteuer ergibt, was ans Finanzamt geht. Der Aufwand steckt nicht im Rechnen, sondern im Zusammensuchen.
Monatlich oder vierteljährlich?
Den Rhythmus bestimmt nicht dein Umsatz, sondern deine Umsatzsteuer-Zahllast des Vorjahres, also das, was du tatsächlich ans Finanzamt überwiesen hast.
| Zahllast im Vorjahr | Wie oft | Beispiel Frist |
|---|---|---|
| mehr als 9.000 Euro | monatlich | Juli bis 10. August |
| 2.000 bis 9.000 Euro | vierteljährlich | 3. Quartal bis 10. Oktober |
| höchstens 2.000 Euro | Befreiung möglich | nur Jahreserklärung |
Die Frist: der 10. Tag danach
Die Voranmeldung muss bis zum 10. Tag nach Ende des Zeitraums beim Finanzamt sein. Bei Monatsabgabe also für Juli bis zum 10. August. Fällt dieser Tag auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag, verschiebt sich die Frist auf den nächsten Werktag.
Wichtig zu wissen: Die Frist gilt für die Abgabe und für die Zahlung. Wer pünktlich meldet, aber zu spät zahlt, riskiert Säumniszuschläge.
Mit Dauerfristverlängerung einen Monat mehr
Wenn dir zehn Tage regelmäßig zu knapp sind, kannst du beim Finanzamt eine Dauerfristverlängerung beantragen. Sie verschiebt alle Fristen um einen Monat. Der Preis dafür bei monatlicher Abgabe ist eine Sondervorauszahlung, in der Regel ein Elftel deiner voraussichtlichen Jahres-Zahllast. Diese wird später verrechnet, ist also kein verlorenes Geld, sondern eine Vorauszahlung. Wer vierteljährlich abgibt, bekommt die Verlängerung ohne Sondervorauszahlung.
Die drei Zahlen, um die es geht
Das ELSTER-Formular sieht einschüchternd aus, aber die allermeisten Handwerker und Selbstständigen füllen nur drei Felder aus:
| Feld | Was hinein gehört | Woher du es nimmst |
|---|---|---|
| 81 | Netto-Umsätze zum Steuersatz 19 Prozent, in vollen Euro | Summe deiner Rechnungen im Zeitraum, ohne Umsatzsteuer |
| 86 | Netto-Umsätze zum Steuersatz 7 Prozent, in vollen Euro | dasselbe für ermäßigte Leistungen |
| 66 | Vorsteuer aus Eingangsrechnungen | Umsatzsteuer aus deinen Einkaufsbelegen, auf den Cent |
Die Steuer auf deine Umsätze rechnet ELSTER selbst aus, deshalb trägst du bei 81 und 86 nur die Bemessungsgrundlage in vollen Euro ein. Die Zahllast ergibt sich dann von allein: Umsatzsteuer minus Vorsteuer. Ist die Vorsteuer höher, bekommst du Geld zurück.
Ist- oder Soll-Versteuerung
Diese Frage entscheidet, wann ein Umsatz zählt, und sie hat direkte Auswirkungen auf deine Liquidität:
- Soll-Versteuerung (vereinbarte Entgelte): Die Steuer wird fällig, sobald du die Rechnung geschrieben hast. Zahlt dein Kunde erst in acht Wochen, streckst du die Umsatzsteuer so lange vor.
- Ist-Versteuerung (vereinnahmte Entgelte): Die Steuer wird erst fällig, wenn das Geld da ist. Für kleinere Betriebe deutlich angenehmer.
Die Ist-Versteuerung ist an Voraussetzungen geknüpft und muss beim Finanzamt beantragt werden. Wenn du nicht weißt, was für dich gilt, ist das eine der Fragen, die ein kurzer Anruf beim Steuerberater klärt. Sie lohnt sich, weil es um deinen Kontostand geht.
So wird aus einer Stunde Arbeit eine Minute
- Belege sofort erfassen. Nicht sammeln und am Monatsende suchen. Bon abfotografieren, wenn er noch in der Hand liegt.
- Zahlungseingänge zeitnah zuordnen. Bei Ist-Versteuerung entscheidet das Zahlungsdatum darüber, in welchen Zeitraum ein Umsatz fällt.
- Rücklage bilden. Die vereinnahmte Umsatzsteuer gehört dir nicht. Wer sie gedanklich schon ausgibt, hat am 10. ein Problem.
- Werte automatisch berechnen lassen. Wenn deine Software die Felder 81, 86 und 66 aus Rechnungen und Belegen zusammenrechnet, tippst du sie nur noch ab.
Häufige Fragen
Muss ich monatlich oder vierteljährlich abgeben?
Das richtet sich nach deiner Umsatzsteuer-Zahllast im Vorjahr. Über 9.000 Euro bedeutet monatlich, zwischen 2.000 und 9.000 Euro vierteljährlich. Lag die Zahllast bei höchstens 2.000 Euro, kann dich das Finanzamt von der Voranmeldung befreien, dann reicht die Jahreserklärung. Maßgeblich ist immer, was das Finanzamt dir mitteilt.
Bis wann muss die Voranmeldung raus?
Bis zum 10. Tag nach Ende des Zeitraums. Für Juli also bis zum 10. August, für das dritte Quartal bis zum 10. Oktober. Fällt der 10. auf ein Wochenende oder einen Feiertag, verschiebt sich die Frist auf den nächsten Werktag.
Was bringt die Dauerfristverlängerung?
Sie verschafft dir einen Monat mehr Zeit. Statt zum 10. August gibst du dann bis zum 10. September ab. Wer monatlich abgibt, muss dafür eine Sondervorauszahlung leisten, üblicherweise ein Elftel der voraussichtlichen Jahres-Zahllast. Bei vierteljährlicher Abgabe entfällt diese Vorauszahlung.
Was bedeuten die Felder 81, 86 und 66?
Feld 81 sind deine Netto-Umsätze zum Steuersatz 19 Prozent, Feld 86 die Netto-Umsätze zu 7 Prozent. In beide trägst du die Bemessungsgrundlage in vollen Euro ein, die Steuer rechnet ELSTER selbst aus. Feld 66 ist die Vorsteuer aus den Rechnungen, die du selbst bezahlt hast.
Was ist der Unterschied zwischen Ist- und Soll-Versteuerung?
Bei der Soll-Versteuerung wird die Umsatzsteuer fällig, sobald du die Rechnung geschrieben hast, auch wenn der Kunde noch nicht gezahlt hat. Bei der Ist-Versteuerung zählt der Zahlungseingang. Für kleinere Betriebe ist die Ist-Versteuerung meist die bessere Wahl, weil du keine Steuer vorstrecken musst. Sie muss beim Finanzamt beantragt werden und ist an Umsatzgrenzen geknüpft.
Ich habe die Frist verpasst, was passiert?
Das Finanzamt kann einen Verspätungszuschlag festsetzen. Zahlst du zu spät, kommen Säumniszuschläge dazu. Wer nur einmal knapp zu spät ist, kommt oft ohne Folgen davon, regelmäßige Verspätung wird aber teuer. Wenn du merkst, dass es knapp wird, ist die Dauerfristverlängerung der saubere Weg.
Muss ich auch abgeben, wenn ich keine Umsätze hatte?
Ja. Solange du zur Voranmeldung verpflichtet bist, musst du auch eine Nullmeldung abgeben. Einfach nichts zu senden gilt als Nichtabgabe und kann zu Schätzungen führen.
Gilt das auch für Kleinunternehmer?
Nein. Wer die Kleinunternehmerregelung nach Paragraf 19 UStG nutzt, weist keine Umsatzsteuer aus und gibt in der Regel keine Voranmeldung ab.
Alle ELSTER-Werte auf einen Blick
FlinkRechnung rechnet dir die Felder 81, 86 und 66 aus deinen Rechnungen und Belegen zusammen, samt Zahllast und Abgabefrist. Du überträgst nur noch die Zahlen.
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