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Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht: acht Fälle, in denen du keine ausstellen musst
Die Pflicht trifft nur Rechnungen an andere Unternehmen im Inland. Ausgenommen sind unter anderem Rechnungen an Privatpersonen, Beträge bis 250 Euro brutto, Fahrausweise und Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Und der Fall, den fast niemand nennt: Arbeiten an einem Gebäude oder Grundstück für Privatkunden. Eine Rechnung musst du dafür schreiben, eine elektronische nicht.
Über die E-Rechnung wird geredet, als träfe sie ab 2027 jeden bei jeder Rechnung. So ist es nicht. Das Gesetz knüpft die Pflicht an einen einzigen Fall, und daraus ergeben sich acht Ausnahmen. Für viele Handwerker heißt das: Ein großer Teil ihrer Rechnungen ist gar nicht betroffen.
Die Pflicht gilt nur zwischen Unternehmen
In § 14 Absatz 2 des Umsatzsteuergesetzes stehen drei Fälle, in denen du eine Rechnung ausstellen musst. Elektronisch verlangt das Gesetz sie nur im ersten: bei einer Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen, wenn beide im Inland sitzen.
Alles andere ist damit automatisch draußen. Nicht aus Nachsicht, sondern weil die Anordnung dort schlicht nicht steht.
Wer ist von der E-Rechnungspflicht ausgenommen?
| Keine E-Rechnung nötig bei | Steht in |
|---|---|
| Rechnungen an Privatpersonen | § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG |
| Beträgen bis 250 Euro brutto (Kleinbetragsrechnung) | § 33 UStDV |
| Fahrausweisen | § 34 UStDV |
| Kleinunternehmern nach § 19 UStG | § 34a UStDV |
| Arbeiten an einem Gebäude oder Grundstück für Privatkunden | § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 UStG |
| Leistungen an juristische Personen, die keine Unternehmer sind, etwa ein Verein im ideellen Bereich | § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 UStG |
| Steuerfreien Umsätzen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, etwa Vermietung oder Heilbehandlung | § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG |
| Kunden im Ausland, wenn Aussteller oder Empfänger nicht im Inland sitzt | § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG |
Der Fall, den fast niemand nennt
Wenn du ein Bad einbaust, eine Heizung tauschst, ein Dach deckst oder einen Zaun setzt, und der Kunde ist eine Privatperson, dann ist das eine Werklieferung oder eine Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück. Für diesen Fall ordnet das Gesetz eine Rechnungspflicht an, aber keine E-Rechnungspflicht. Sie steht nur in Nummer 1, dieser Fall ist Nummer 3.
In den üblichen Übersichten geht das unter, weil sie beim Stichwort "Privatkunde" schon fertig sind. Für einen Handwerksbetrieb, der überwiegend für Privatleute arbeitet, ist es aber die Antwort auf die ganze Aufregung.
Was gilt bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro?
Eine Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro brutto darf weiter als Papier oder PDF rausgehen (§ 33 UStDV). Für Kurierfahrer und alle mit vielen kleinen Beträgen ist das der Alltag: Ein großer Teil der Belege fällt darunter.
Die 250 Euro sind der Bruttobetrag, nicht netto. Und die Grenze gilt je Rechnung, nicht je Monat.
Sind Kleinunternehmer von der E-Rechnungspflicht befreit?
Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt, muss nie eine E-Rechnung ausstellen. Das steht in § 34a UStDV, und dort ist keine Frist genannt: Die Befreiung endet nicht 2028. Ob die EU-Reform ViDA daran später etwas ändert, weiß heute niemand, deshalb hier lieber "derzeit unbefristet" als "für immer".
Die Befreiung gilt aber nur fürs Ausstellen. Empfangen musst du auch als Kleinunternehmer, und das seit dem 1. Januar 2025, ohne Übergangsfrist.
Was keine Ausnahme ist
Empfangen müssen alle. Ohne Ausnahme, ohne Frist.
Es gibt keine einzige Ausnahme vom Empfangen. Kein Kleinunternehmer, kein Betrieb unter 800.000 Euro, kein Handwerker mit Privatkunden ist davon befreit. Wenn ein Lieferant dir eine XRechnung schickt, musst du sie annehmen und acht Jahre im Original aufbewahren. Ein normales E-Mail-Postfach reicht dafür. Der Zentralverband des Deutschen Handwerks berichtet trotzdem, dass viele Betriebe genau hier hängen: Sie warten auf 2027, obwohl die Pflicht, die sie längst trifft, eine andere ist.Ab wann es für dich ernst wird
| Zeitraum | Was gilt |
|---|---|
| bis 31.12.2026 | Jeder darf noch Papier oder PDF verschicken, wenn der Empfänger zustimmt |
| ab 01.01.2027 | Wer im Vorjahr über 800.000 Euro Umsatz hatte, muss elektronisch ausstellen |
| bis 31.12.2027 | Wer darunter lag, darf weiter Papier oder PDF verschicken |
| ab 01.01.2028 | Alle übrigen Unternehmen, außer den Ausnahmen aus diesem Beitrag |
Die Übergangsregel steht in § 27 Absatz 38 UStG. Wichtig daran ist das Wort Zustimmung: Solange du noch PDF verschickst, braucht es das Einverständnis des Empfängers. Eine kurze schriftliche Bestätigung reicht, aber sie sollte auffindbar sein.
Nein, die Frist ist nicht verschoben
Im August 2026 hat eine Handwerkskammer gefordert, den Start für Betriebe über 800.000 Euro von 2027 auf 2028 zu schieben. Gefordert, nicht beschlossen. Es kursieren außerdem Meldungen über eine angebliche deutsche Frist "ab September 2026": Die gibt es nicht, gemeint ist die französische Reform.
Wer auf eine Verschiebung wartet, wacht im Januar 2027 auf. Und wer unter 800.000 Euro liegt, hat ohnehin bis 2028 Zeit, ganz ohne Verschiebung.
Häufige Fragen
Ich arbeite fast nur für Privatleute. Muss ich überhaupt etwas tun?
Ausstellen: für diese Rechnungen nicht. Empfangen: ja. Deine Lieferanten, der Großhandel und der Baumarkt werden dir ab 2027 elektronisch schreiben, und die Dateien musst du annehmen und aufbewahren können. Das ist der Teil, der dich wirklich betrifft.
Zählt eine Rechnung an einen Vermieter als Rechnung an ein Unternehmen?
Meistens ja. Wer Wohnungen vermietet, ist umsatzsteuerlich Unternehmer, auch wenn die Vermietung selbst steuerfrei ist. Wenn du für ihn am Gebäude arbeitest und er die Leistung für sein Unternehmen bezieht, ist es eine Leistung an einen Unternehmer. Im Zweifel frag den Kunden, ob er die Rechnung geschäftlich braucht.
Was ist, wenn ich bei einer Rechnung nicht weiß, ob der Kunde Unternehmer ist?
Dann ist die E-Rechnung der sichere Weg. Sie ist nie falsch: Auch wenn keine Pflicht besteht, darfst du elektronisch abrechnen. Umgekehrt geht es nicht, ein PDF an einen Unternehmer kann ab 2027 zu wenig sein.
Gilt die 250-Euro-Grenze pro Rechnung oder pro Kunde?
Pro Rechnung, und zwar brutto. Eine Rechnung über 240 Euro brutto ist eine Kleinbetragsrechnung, auch wenn du demselben Kunden im selben Monat noch fünf weitere schickst. Was du nicht darfst: eine große Rechnung in kleine zerlegen, um unter die Grenze zu kommen.
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen im Original aufbewahren?
Ja. Die Befreiung betrifft nur das Ausstellen. Eine empfangene XRechnung oder ZUGFeRD-Datei bewahrst du acht Jahre in der Originaldatei auf. Ein Ausdruck ersetzt sie nicht, und ein PDF, das dein Programm daraus malt, auch nicht.
Was passiert, wenn ich ab 2027 doch ein PDF schicke, obwohl ich pflichtig bin?
Die Rechnung ist umsatzsteuerlich nicht ordnungsgemäß. Für dich heißt das erst einmal wenig, der Ärger entsteht beim Kunden: Sein Vorsteuerabzug ist gefährdet, und er wird eine korrekte Rechnung verlangen. Nachträglich eine E-Rechnung zu erzeugen geht, kostet aber Zeit, die du nicht bezahlt bekommst.
Eine Datei, die beide Fälle abdeckt
FlinkRechnung erzeugt XRechnung und ZUGFeRD. Eine ZUGFeRD-Datei ist beides zugleich: Dein Privatkunde sieht eine ganz normale Rechnung zum Ausdrucken, das Buchhaltungsprogramm deines Firmenkunden liest die Daten direkt daraus. E-Rechnung gibt es schon im kostenlosen Tarif, mit drei Rechnungen im Monat.
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