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Was muss auf einer Rechnung stehen? Die neun Pflichtangaben nach § 14 UStG
Neun Angaben. Dein Name und deine Anschrift, Name und Anschrift des Kunden, deine Steuernummer oder USt-IdNr., das Rechnungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, der Zeitpunkt der Leistung, das Entgelt aufgeschlüsselt nach Steuersätzen, und Steuersatz plus Steuerbetrag. Bis 250 Euro brutto reicht weniger.
Die meisten Rechnungen scheitern nicht an großen Fehlern, sondern an einer fehlenden Zeile. Der Kunde merkt es oft erst beim Steuerberater, und dann kommt die Rechnung zurück. Hier steht, was drauf muss und warum jede einzelne Angabe verlangt wird.
Was muss auf einer Rechnung stehen?
Sie stehen in § 14 Absatz 4 des Umsatzsteuergesetzes. Die Begründung daneben ist keine Rechtsprosa, sondern der Grund, aus dem die Angabe überhaupt verlangt wird. Wer den kennt, vergisst sie seltener.
| Was drauf muss | Warum |
|---|---|
| Name und Anschrift des Ausstellers | Wer die Leistung erbracht hat, muss vollständig erkennbar sein. |
| Name und Anschrift des Empfängers | Auch der Rechnungsempfänger gehört vollständig auf die Rechnung. |
| Steuernummer oder USt-IdNr. | Ohne eine der beiden Nummern ist der Vorsteuerabzug deines Kunden gefährdet. |
| Ausstellungsdatum | Es bestimmt, in welchen Zeitraum die Rechnung fällt. |
| Fortlaufende Rechnungsnummer | Sie muss einmalig sein. Doppelt vergeben ist der häufigste Fehler überhaupt. |
| Menge und Art der Leistung | Ohne Positionen ist nicht nachvollziehbar, wofür gezahlt wird. |
| Zeitpunkt der Leistung | Fällt er mit dem Rechnungsdatum zusammen, reicht ein Satz wie "Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum". |
| Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen | Bei 19 und 7 Prozent auf einer Rechnung muss je Satz erkennbar sein, worauf er sich bezieht. |
| Steuersatz und Steuerbetrag | Beides muss dastehen, nicht nur die Bruttosumme. Bei einer steuerfreien Rechnung stattdessen der Grund im Klartext. |
Bis 250 Euro reicht weniger
Für eine Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro brutto verlangt § 33 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung nur vier Angaben. Das ist der Kassenbon an der Tankstelle und der Zettel vom Baumarkt.
- Name und Anschrift des Ausstellers, also von dem, der die Leistung erbracht hat.
- Das Ausstellungsdatum.
- Menge und Art der Leistung.
- Das Entgelt und den Steuerbetrag in einer Summe, dazu der Steuersatz. Bei Steuerbefreiung ein Hinweis darauf.
Der Empfänger muss hier also nicht draufstehen, und eine Rechnungsnummer braucht es auch nicht. Wichtig: Die 250 Euro sind der Bruttobetrag, nicht netto.
Kleinunternehmer: eine Angabe weniger, eine mehr
Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt, weist keine Umsatzsteuer aus. Steuersatz und Steuerbetrag fallen also weg. Dafür kommt ein Satz dazu, der erklärt, warum keine Steuer draufsteht.
Was muss auf einer Handwerkerrechnung an Privatkunden stehen?
Diese hier steht in kaum einer Liste, und für Handwerker ist sie der Normalfall. Wer an einem Gebäude oder Grundstück arbeitet und die Rechnung an eine Privatperson schickt, muss einen Satz mehr draufschreiben: den Hinweis, dass der Kunde die Rechnung zwei Jahre aufbewahren muss. Verlangt wird der Hinweis von § 14 Absatz 4 Nummer 9 UStG, die zwei Jahre selbst stehen in § 14b UStG.
Gemeint sind Werklieferungen und Leistungen rund um ein Grundstück: das neue Bad, die Heizung, das Dach, der Zaun, der Anstrich. Geht dieselbe Rechnung an eine Firma, entfällt der Hinweis, denn Firmen müssen ohnehin aufbewahren.
Was passiert, wenn eine Angabe fehlt
Für dich passiert erst einmal nichts. Der Ärger entsteht bei deinem Kunden: Ohne vollständige Rechnung darf er die Vorsteuer nicht ziehen. Das Geld fehlt ihm, also meldet er sich bei dir. Im schlechteren Fall fällt es erst bei einer Prüfung auf, zwei Jahre später.
Reparieren geht, wegwerfen nicht
Eine fehlerhafte Rechnung wird nicht gelöscht und nicht überschrieben. Du berichtigst sie: entweder mit einem Dokument, das sich eindeutig auf die alte Rechnungsnummer bezieht und die fehlende Angabe nachliefert, oder mit einer Stornorechnung und einer neuen. Beides ist erlaubt, die Löschung nicht.Der Grund für das Löschverbot sind die GoBD: Was einmal rausgegangen ist, muss nachvollziehbar bleiben. Deshalb erzeugt FlinkRechnung bei einem Storno ein eigenes Dokument mit negativen Beträgen, statt die Rechnung verschwinden zu lassen.
Die drei Fehler, die wirklich vorkommen
- Die Rechnungsnummer doppelt vergeben. Passiert immer dann, wenn die letzte Rechnung aus einer Vorlage kopiert wurde. Eine Nummer darf es nur einmal geben, Lücken sind dagegen erlaubt.
- Der Leistungszeitpunkt fehlt. Viele schreiben nur das Rechnungsdatum. Wenn die Arbeit im Vormonat war, muss das erkennbar sein. Ein Satz genügt.
- Die Steuer ist nicht aufgeschlüsselt. Sobald 19 und 7 Prozent auf einer Rechnung stehen, muss je Satz erkennbar sein, welcher Teil des Entgelts dazugehört. Eine Summe unten reicht nicht.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Acht Jahre, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 14b UStG). Früher waren es zehn, die Frist wurde verkürzt. Für andere Unterlagen können weiterhin längere Fristen gelten, das ist eine Frage für deinen Steuerberater.
Und ab wann muss die Rechnung elektronisch sein
Die neun Pflichtangaben gelten unabhängig vom Format. Sie stehen auf Papier genauso wie in einer XRechnung. Was sich ändert, ist nur die Form: Zwischen Unternehmen muss die Rechnung ab 2028 maschinenlesbar sein, für Betriebe über 800.000 Euro Umsatz schon ab 2027. Die ganze Zeitleiste steht im Beitrag E-Rechnungspflicht 2027 und 2028.
Häufige Fragen
Muss die Rechnungsnummer wirklich lückenlos sein?
Nein. Sie muss einmalig sein, nicht lückenlos. Eine Nummer zweimal zu vergeben ist ein Fehler, eine Nummer auszulassen nicht. Wer storniert, hat automatisch Lücken, und das ist in Ordnung.
Reicht meine Steuernummer, oder brauche ich eine USt-IdNr.?
Eine von beiden reicht. Die USt-IdNr. brauchst du zusätzlich, wenn du an Firmen im EU-Ausland verkaufst. Für rein deutsche Rechnungen genügt die Steuernummer.
Was ist, wenn ich den Leistungszeitpunkt nicht genau kenne?
Es reicht der Kalendermonat. "Leistungszeitraum: Juli 2026" ist eine gültige Angabe. Nur weglassen darfst du ihn nicht, außer er fällt mit dem Rechnungsdatum zusammen, und auch dann gehört ein Satz dazu, der das sagt.
Muss ich meine Bankverbindung angeben?
Nein, das Gesetz verlangt sie nicht. Praktisch ist sie trotzdem: Ohne Kontonummer kann niemand überweisen. Dasselbe gilt für das Zahlungsziel.
Wie schnell muss ich eine Rechnung schreiben?
Innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung (§ 14 Abs. 2 UStG). Das gilt für Rechnungen an Unternehmer und juristische Personen, und bei Arbeiten an einem Gebäude oder Grundstück auch für Rechnungen an Privatkunden. Für einen Handwerker heißt das: fast immer. Wer die Frist reißt, riskiert ein Bußgeld von bis zu 5.000 Euro, und der Kunde hat die Arbeit längst vergessen.
Gilt das auch für Gutschriften?
Ja. Eine Gutschrift ist umsatzsteuerlich eine Rechnung, die der Empfänger der Leistung ausstellt. Sie braucht dieselben Angaben und zusätzlich das Wort "Gutschrift".
Muss der Hinweis auf die zwei Jahre auf jede Rechnung?
Nein, nur auf Rechnungen über Arbeiten an einem Gebäude oder Grundstück, und nur wenn der Kunde eine Privatperson ist. Wer ausschließlich an Firmen liefert, braucht ihn nie. Wer beides macht, schreibt ihn am einfachsten immer drauf: Auf einer Rechnung an eine Firma steht er dann überflüssig da, aber falsch wird die Rechnung dadurch nicht.
Die neun Angaben stehen automatisch drauf
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